10 rád ako efektívne e-mailovať
10 rád ako efektívne e-mailovať
september 2012
Emailová komunikácia napriek svojej popularite patrí k tým menej efektívnym spôsobom komunikácie – či už externej, tak aj vnútrofiremnej. Často dostávame otázku, ako teda zvýšiť efektívnosť tohto komunikačného kanálu. Ponúkame vám zopár rád, ako sa vyvarovať najčastejším e-mailovým prehreškom.
1. Používajte jasný predmet správy
E-mailová korenšpondencia by mala byť jasná a stručná, jej obsah by mal byť zrejmý už z predmetu správy. Pretože väčšina z nás dostane obrovské množstvo e-mailov, potrebujeme jednoduchý spôsob, ako sa ľahko rozhodnúť či si e-mail prečítať ihneď, alebo až neskôr. Predmet správy je tiež užitočný nástroj pri vyhľadávaní správ. Vyplatí sa venovať pozornosť vytvoreniu krátkeho a výstižného predmetu správy, pretože neskôr môžete kľúčové slová použiť aj pri rýchlom prehľadávaní podľa predmetu správy vo vašich schránkach prijatej a odoslanej pošty.
2. Buďte konkrétny
Každý z nás to určite pozná. Príliš veľa e-mail a príliš málo času si ich prečítať a dokonca na ne aj reagovať. Krátkosť a výstižnosť e-mail zvyšujú jeho šance na dočítanie do konca.
3. Rýchla reakcia na dôležité e-maily
Na e-maily nemusíte odpovedať obratom, na strane druhej záleží od dôležitosti e–mailu a jeho odosieľateľa. V prípade ak nie ste schopný venovať sa obsahu e–mailu, svoj profesionálny prístup umocníte aj krátkou odpoveďou, v ktorej upresníte odosielateľovi termín vybavenia jeho žiadosti. Ak sa ocitnete v urgentnej situácii, využite radšej iné prostriedky ako e–mail, napríklad chat alebo telefón, pokiaľ daná osoba nie je online.
4. Jasné znenie v predmete signalizuje jeho naliehavosť
Formulácie ako “potrebná odpoveď“ alebo “naliehavé“ by mala byť v spojení s konkrétnym názvom žiadosti – o akú príležitosť alebo projekt sa jedná, konkrétna aktivita a termín spätnej väzby. Napríklad: Zasadnutie predstavenstva – návrh programu rokovania – odozva nutná do DD/MM/RRRR.
Dôležitý je aj zmysel pre označenie “naliehavé“. Pretože ak budete posielať správy, ktoré nie sú až také urgentné, či dôležité ako popisuje predmet, tak vám hrozí, že vás budú príjemcovia považovať za spammera.
5. Neposielajte vtipy či iné veci, ktoré nesúvisia s prácou
Zamestnanci niekedy využívajú e–mail aj na neformálnejšiu komunikáciu, napríklad zasielanie vtipov. Tento familiárny prístup nielenže zbytočne zapĺňa mailovú schránku, ale mnohých kolegov dokonca “irituje“. Preto je dôležité pracovný e–mail obmedziť len na prácu. Ak si ale nemôžete pomôcť a musíte poslať dobrý vtip, tak danú správu aspoň označte znakom nízkej priority. Vo vnútropodnikovom prostredí sa osvedčilo vytvoriť miesto na intranete, kde môžete vtipy rozdeľovať aj podľa kategórií.
6. Jeden e–mail = jedna téma
Pri tvorbe e–mailu je dôležité držat sa zásady – do jedného mailu zahrnúť iba jednu tému. Nielenže predmet správy bude korešpondovať s obsahom správy, ale aj jej adresát bude vedieť na prvý pohľad ako a s kým riešiť vašu požiadavku. Táto zásada je prirodzene úzko spätá so zásadou č. 1 – Používať jasný predmet správy, ktorý uľahčí prehľadávanie správy podľa témy.
7. Starostlivo zvážte, koho dáte na kópiu mailu
Aj keď si môžete vzájomne posielať e-mailom zásielky v rámci skupiny, nemali by ste cítiť potrebu "odpovedať všetkým." Často stačí odoslať odpoveď len odosielateľovi, bez CC-čkovania ďalších – pomáha to minimalizovať počet emailov v schránkach ostatných kolegov. Je dôležité pamätať na to, že neúčelné (či dokonca alibistické) CC-čkovanie patrí k najväčším neduhom emailovej komunikácie.
8. Minimalizujte používanie Caps lock a Bold
Aj keď mnohí preferujú úpravu textu vizuálnymi zvýrazneniami, ako napríklad boldovanie, používanie KAPITÁLOK, verzálok, podčiarkovania, výkričníkov!!!, emotikonov :-), v e–mailovej komunikácii môže hroziť riziko – nesprávne pochopenie adresátom. Oveľa bezpečnejšie je používanie bežné štýly písma.
9. Nezabudnite zahrnúť do e-mailu "svoju vizitku."
Pri vzájomnej komunikácii je užitočné mať všetky kontaktné informácie ľahko prístupné. Je celkom nepríjemné, keď chcete niekomu zatelefonovať alebo navštíviť webovú stránku organizácie a nájdete v e-maili iba meno. Neodporúčame posieľať podpisy vo forme bitmáp, ale textov, pretože mnohé aplikácie umožňujú z textového podpisu predpripraviť vizitku do vášho elektronického adresára.
10. Neposieľajte veľké prílohy
Neodporúčame zasieľať správy s prílohou väčšou ako 3 MB, najmä pokiaľ nemáte overené, akú veľkosť emailov môže príjemca vôbec prijať. Pri zasieľaní veľkých príloh externým adresátom môžete využiť služby ako napríklad sendspace.com alebo uschovna.cz. V prípade interného príjemcu sa snažte využívať intranet či iný zdieľaný priestor. Tiež venujte pozornosť aj forme prílohy. Napríklad, pokiaľ príjemca nepotrebuje editovateľnú formu dokumentu, tak powerpointovú prezentáciu veľkosti 10 MB radšej zašlite vo forme PDF súboru s výrazne menšou veľkosťou.
